Arriva il decalogo del Comune digitale

La trasformazione digitale è la principale sfida che attende il sistema delle autonomie locali nella sua transizione verso un futuro di qualità. In altre parole, una trasformazione radicale che, non solo permetterà grandi risparmi al singolo Comune, ma migliorerà anche sensibilmente l’efficienza e la sicurezza dei servizi, rendendolo indipendente e consapevole di fronte ai rischi e alle grandi opportunità dell’epoca del digitale. Si tratta, ovviamente, di un processo che non può essere calato dall’alto su tutte le Pubbliche Amministrazioni, ma dovrà muoversi dal basso – come sostiene in un post Luca Attias, commissario straordinario per l’attuazione dell’Agenda digitale – coinvolgendo gradualmente la totalità degli 8000 Comuni italiani. Essendo, tuttavia, un asset strategico per il Paese, il Governo ha messo sul piatto fondi e finanziamenti cospicui per promuoverne l’implementazione in tempi rapidi. Ciò rappresenta un’opportunità che consente ai Comuni, spesso alle prese con ristrettezze e vincoli di bilancio, di gestire ugualmente il cambiamento. Ecco i principali strumenti a disposizione:

La legge di bilancio del 2017 (11 dicembre 2016) permetteva ai Comuni di chiedere degli spazi finanziari in deroga al pareggio di bilancio per alcune tipologie di investimenti di interesse sociale, tra cui ad esempio l’edilizia scolastica e il dissesto idrogeologico. Grazie alla riforma del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), dal 2018 i Comuni possono applicare questa misura e chiedere un finanziamento anche per investimenti legati all’attuazione del Piano Triennale per la Trasformazione Digitale, che riguarda tutti i punti di questo elenco. Dal 2018 sono disponibili anche dei finanziamenti specifici previsti da Cassa depositi e prestiti per sostenere iniziative legate all’attuazione del Piano Triennale. I Comuni possono chiedere questi fondi tramite prestito ordinario a Cdp a queste condizioni. A queste opportunità si aggiunge un finanziamento a fondo perduto destinato a tutti i Comuni che entrano a far parte dell’Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR). Dal canto loro, i Comuni devono osservare alcune regole fondamentali:

*dotarsi di personale con competenze adeguate per la gestione delle infrastrutture e dei servizi online (un team di tecnici e un Responsabile della trasformazione digitale (previsto dall’art. 17 del CAD);

*garantire la sicurezza informatica, seguendo le misure minime di sicurezza e offrendo percorsi di formazione per il personale sulle norme minime di “igiene informatica”;

*controllare il modo in cui vengono trattati i dati personali per essere a norma con il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR);

*nominare un Responsabile della protezione dei dati (DPO), che si occuperà di gestire tutti gli aspetti lato privacy per il tuo ente.

Allora, quali le mosse da compiere?

1) Entrare nell’Anagrafe nazionale

L’Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) è un’anagrafe unica in cui tutti i Comuni italiani devono subentrare per legge (art. 62 del CAD). Subentrare in ANPR vuol dire smettere di gestire i dati anagrafici dei cittadini in autonomia, con i propri server o archivi cartacei, e passare a un sistema centralizzato, più efficace, sicuro, aggiornato e in grado di interagire con altre Pubbliche Amministrazioni e con i servizi digitali. L’Anagrafe nazionale oggi coinvolge oltre 22,2 milioni di persone e, secondo le previsioni, entro la fine del 2019 raggiungerà 45 milioni di Italiani. I Comuni che ancora non ne fanno parte possono:

-avviare il subentro seguendo la guida ad ANPR;

-chiedere i contributi PON previsti per tutti i Comuni che avviano il subentro nel 2019 (qui il bando con gli importi precisi e qui la proroga al 2019).

I tempi per il subentro sono di circa due mesi. Per ulteriori informazioni su ANPR e sul processo di subentro puoi leggere le domande frequenti (FAQ).

2) Attivare i pagamenti digitali con pagoPA

La gestione dei pagamenti rappresenta un costo molto rilevante per i Comuni. Gestire le multe, la Tari, la retta degli asili nido, il pagamento delle mense, vuol dire occuparsi di una serie di attività che comportano costi e problematiche: gli incassi, la riconciliazione con la tesoreria, i solleciti dei singoli provvedimenti, la gestione del contante, le assicurazioni, le convenzioni con i Prestatori di Servizi di Pagamento e così via. La piattaforma per i pagamenti verso la Pubblica Amministrazione pagoPA risolve gran parte di questi problemi (e abbatte i relativi costi), mettendo a disposizione dei Comuni un sistema gratuito, semplice e sicuro per automatizzare i pagamenti, gli incassi e la riconciliazione (qui trovi un elenco dei vantaggi di pagoPA). L’adesione a pagoPA è obbligatoria per legge. I Comuni che non hanno aderito a pagoPA possono:

-seguire i passi per l’adesione alla piattaforma descritti in questa guida;

-integrare pagoPA in tutti i propri servizi online e offline (integrando gli avvisi cartacei con l’opzione pagoPA), con il supporto tecnico del team dedicato.

3) Integrare il sistema unico d’identità digitale

SPID è il sistema unico di autenticazione per usare i servizi pubblici online. I cittadini possono dotarsi di un’identità SPID (ovvero un nome utente e una password connessi al proprio smartphone) attraverso dei fornitori privati (qui l’elenco) e usare queste credenziali come sistema di riconoscimento per accedere a qualsiasi servizio online della Pubblica Amministrazione. A oggi sono circa quattromila le Pubbliche Amministrazioni che permettono di accedere ad almeno uno dei propri servizi attraverso SPID. SPID può essere integrato con qualsiasi servizio digitale di un Comune. Grazie a questa integrazione, un Comune può:

-avere la certezza dell’identità di un cittadino quando offre un servizio online;

-personalizzare i servizi, ad esempio creando delle aree riservate sul proprio portale dove i cittadini possono trovare documenti e certificati che li riguardano;

-liberarsi dalle complessità e responsabilità connesse alla sicurezza informatica degli accessi e a buona parte delle problematiche relative alla protezione dei dati personali (GDPR).

L’utilizzo di SPID è obbligatorio per legge per tutti i Comuni (art. 64 del CAD). Per utilizzare SPID, un Comune deve:

-abilitarsi a SPID, firmando una convenzione con Agid e seguendo questa procedura tecnica e amministrativa;

-integrare SPID con i propri servizi e portali, per permettere l’accesso ai cittadini.

I tempi per l’abilitazione a SPID sono di circa dieci giorni.

4) Erogare la Carta d’identità elettronica (CIE)

Ad oggi sono 7693 i Comuni che permettono ai cittadini di fare la Carta d’identità elettronica (CIE), ovvero la quasi totalità. Passaggio essenziale per la digitalizzazione, poiché il nuovo documento:

-adotta i migliori standard di sicurezza e anticontraffazione disponibili;

-può essere utilizzato come strumento di autenticazione (come una sorta di badge) per accedere a servizi fisici (biblioteca, trasporti, stadio…) o online.

In alcuni Comuni che già emettono la nuova CIE i tempi di attesa possono essere lunghi, anche di settimane o mesi. Questo spesso è un deterrente per i cittadini, che finiscono per optare per il formato cartaceo. Per ovviare a questo inconveniente, un Comune può:

-adottare la nuova Agenda CIE, una web app gratuita a disposizione di tutti i Comuni, che consente una migliore gestione degli appuntamenti per il rinnovo della Carta d’identità. Per iniziare a usarla basta fare richiesta attraverso il sito di Agenda CIE o inviare una richiesta al Ministero dell’Interno all’indirizzo cie.comuni@interno.it. I Comuni che utilizzano ancora la precedente versione di Agenda CIE, possono autenticarsi direttamente al nuovo sistema con le stesse credenziali;

-proporre un sistema “misto”, in cui i cittadini possono scegliere se prenotare un appuntamento oppure recarsi direttamente allo Sportello del cittadino per rinnovare la carta. Questo approccio ha dato finora i migliori risultati per ottimizzare il lavoro degli sportelli nella gestione dei rinnovi sia nei piccoli che nei grandi Comuni.

5) Utilizzare software open source

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (art. 68 e 69) rende obbligatorio per tutti i Comuni (e le altre Pubbliche Amministrazioni):

-rendere disponibile in open source tutto il software che si commissiona (o si modifica);

-fare una valutazione comparativa prima di acquisire nuovo software, per controllare che non sia già disponibile un prodotto analogo, rilasciato da altre Pubbliche Amministrazioni o reperibile con licenza open source.

6) Utilizzare infrastrutture condivise e servizi in cloud

In Italia oggi operano circa 11mila data center, strutture informatiche note anche come Centri di elaborazione dati (Ced), a servizio di oltre 22 mila Pubbliche Amministrazioni. Nello scenario attuale, i Comuni gestiscono internamente i propri servizi, propri server. Questa situazione implica costi e attività rilevanti a carico del Comune:

-per la collocazione e la manutenzione dei server;

-per la manutenzione e l’aggiornamento del software che gestisce i servizi.

Inoltre, a fronte di questi costi, le amministrazioni si trovano spesso a disporre di server obsoleti e insicuri, oppure di software non affidabili o non aggiornati. In molti casi questo problema può essere risolto portando i servizi su infrastrutture condivise, ovvero adottando dei servizi in cloud. Per un Comune significa individuare alcuni servizi che possono essere affidati a dei fornitori esterni, che gestiscono servizi identici per altri Comuni. Questi si dovranno occupare autonomamente di gestire e manutenere le proprie infrastrutture, aggiornare il software e garantirne il funzionamento, in modo molto più efficiente ed economico, grazie alle forti economie di scala che si possono ottenere aggregando i servizi su hardware condiviso.

7) Offrire ai cittadini servizi digitali

Le fasi di questo processo sono:

-mappare i servizi che il tuo Comune eroga (che servizio è, chi lo eroga, attraverso quali canali, chi ne fruisce) e capire quali possono essere riprogettati e proposti online;

-riprogettare i servizi per permettere l’accesso tramite computer o smartphone in modo semplice, rapido, funzionale.

Offrire servizi digitali di per sé non basta: è necessario che i cittadini sappiano di questa possibilità (e quindi serve un’adeguata strategia di comunicazione) e che siano in grado di utilizzarli facilmente. Per aiutare i cittadini a usare servizi digitali, possono essere utili anche attività di formazione: alcuni Comuni virtuosi hanno sperimentato sistemi di “servizio civile digitale”, incaricando dei volontari (del servizio civile, di programmi di alternanza scuola-lavoro, ecc.) di andare allo sportello del Cittadino per mostrare (tablet alla mano) alle persone in coda come potrebbero fruire degli stessi servizi comodamente da casa, in pochi clic. Altre amministrazioni hanno usato delle forme d’incentivo: sfruttando ad esempio i risparmi ottenuti con il digitale per offrire ai cittadini che usano servizi online delle agevolazioni, come tariffe inferiori per i diritti di segreteria o sconti sulle tasse.

8) Uniformare i tuoi servizi digitali alle linee guida di design

I servizi digitali funzionano quando rispondono ai bisogni reali delle persone in modo semplice, rapido e intuitivo. Questo vale per una pagina informativa del sito di un Comune, così come per un servizio più complesso (es. la prenotazione online di un appuntamento, o la compilazione di un form per l’iscrizione a un servizio).

9) Prepararsi a entrare in IO, l’app dei servizi pubblici

IO è un canale unico a disposizione di tutte le Pubbliche Amministrazioni per veicolare i propri servizi e raggiungere i cittadini direttamente nello smartphone attraverso un’app intuitiva e semplice da utilizzare. Grazie a IO si avvera un vero cambio di paradigma nel rapporto tra il cittadino e la Pubblica Amministrazione:

– si può raggiungere i cittadini sul loro smartphone con comunicazioni, notifiche, richieste di pagamento, promemoria e altri servizi: ti basta conoscere solo il codice fiscale;

– si può ottenere un importante risparmio legato alla gestione delle notifiche;

– si può consentire ai cittadini di completare pagamenti in modo rapido e semplice, direttamente dallo smartphone.

Nella seconda metà del 2019 la app IO sbarcherà negli store online, per essere installata sui dispositivi iOS e Android. In quella fase, tutti i Comuni e gli enti potranno usare un sistema online per entrare a far parte del progetto con i propri servizi.

10) Pubblicare i dati

La trasparenza è un dovere per qualsiasi Pubblica Amministrazione, che corrisponde al diritto dei cittadini di avere accesso alle informazioni, agli atti, ai documenti, ai dati pubblici. Uno dei vantaggi del digitale è che permette di rendere reale questo diritto. Occorre, di conseguenza, pubblicare tutti i documenti pubblici del Comune in modo chiaro, semplice e accessibile. Scrivi i tuoi documenti (norme, circolari, guide ai servizi, linee guida, documentazione tecnica e di progetto, ecc.) utilizzando le indicazioni delle linee guida per la scrittura dei documenti pubblici e pubblicali direttamente online su Docs Italia, il portale per i documenti della Pubblica Amministrazione.