Protocollo informatico e digitalizzazione: cambiano i flussi ma non gli atti tributari

Scade il 12 agosto 2016 il termine entro il quale le Pubbliche Amministrazioni dovranno adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti secondo quanto stabilito dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015.

Il D.P.C.M. 2014 costituisce l’ultimo di un percorso che introduce importanti novità nella gestione dei documenti, con evidenti ripercussioni nell’organizzazione interna delle Pubbliche Amministrazioni sia per l’organizzazione delle risorse umane, sia per l’organizzazione e lo svolgimento dei processi di gestione. Tale processo è iniziato nel 2000, con il il D.P.R. n. 445 del 28 dicembre (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) al capo IV, che ha introdotto significativi cambiamenti nel sistema di gestione informatica dei documenti all’interno delle Pubbliche Amministrazioni; nel 2005 è stato emanato il D.Lgs. 7 marzo n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD), modificato ed integrato dal D.Lgs. n. 235 del 30 dicembre 2010, con cui si è data organicità in materia di regolamentazione, attraverso l’uso delle tecnologie dell’informazione e delle comunicazioni, dei rapporti tra Pubbliche Amministrazioni, cittadini e imprese;nel 2013 sono stati emanati due Decreti entrambi del Presidente del Consiglio dei Ministri ed entrambi del 3 dicembre; tali Decreti dettano le regole tecniche per il protocollo informatico, da adottarsi entro l’11 ottobre 2015 e in materia di conservazione; nel 2014, con l’emanazione del D.P.C.M. del 13 novembre citato si è concluso l’iter di regolamentazione del processo per la digitalizzazione dei documenti all’interno delle Pubbliche Amministrazioni.

Per la singola amministrazione, il cambiamento più evidente si ha con l’abolizione dei registri cartacei a favore dell’introduzione di sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali; ma il cambiamento profondo riguarda la diversa metodologia di lavoro che l’amministrazione dovrà adottare basata sulla classificazione dei documenti acquisiti o prodotti. Nell’attribuire un numero di protocollo al documento, sarà necessario classificarlo in modo da creare, sin da subito, un collegamento tra il documento, il fascicolo e il relativo procedimento, rendendo agevole il reperimento delle informazioni e dei file all’occorrenza e favorendo una efficiente organizzazione e indicizzazione dei documenti in ciascuna amministrazione. Anche i cittadini, le imprese e tutti coloro che entrano in contatto con le Pubbliche Amministrazioni, accedendo al sistema informatico, hanno la possibilità di consultare i propri fascicoli ed eventualmente di inserire nuovi documenti. Un esempio è il nuovo processo tributario telematico – S.I.Gi.T .

Con il termine documento digitale ci si riferisce alla rappresentazione, attraverso un’elaborazione elettronica, di contenuti espressi tramite testo, immagine o filmato. Il termine digitale indica che tale rappresentazione è di tipo numerico, ovvero che la grandezza fisica su cui si basa assume valori numerici discreti. Un documento digitale contiene informazione codificata con un linguaggio convenzionale in bit, memorizzata in modo permanente su un determinato tipo di supporto fisico (disco rigido o compact disc). La documentazione digitale è una rappresentazione astratta e numerica della realtà sensoriale.

Va quindi precisato che l’introduzione del protocollo informatico riguarda la protocollazione e la gestione degli atti che pervengono alla Pubblica Amministrazione i quali continueranno a pervenire in forma cartacea o digitale a seconda dei casi La digitalizzazione dei documenti consisterà quindi nella trasformazione dei documenti pervenuti in forma cartacea.

Tale attività deve riguardare la gestione della corrispondenza in partenza e della corrispondenza in arrivo. Quindi riguarderà anche gli atti emessi dalla Pubblica Amministrazione la quale potrà continuare ad emetterli in forma cartacea o digitale. Per quanto riguarda gli atti tributari ricordiamo che l’art. 1, comma 87, della L. n.549 del 1995, ha stabilito che la firma autografa, prevista dalle norme che disciplinano i tributi regionali e locali sugli atti di liquidazione e di accertamento, è sostituita dall’indicazione a stampa del nominativo del soggetto responsabile, nel caso in cui tali atti siano prodotti da sistemi informatici. La L. n.59 del 15 marzo 1997, con l’art. 15, ha introdotto il principio della validità e della rilevazione giuridica dei documenti informatici, mentre il D.P.R. n. 445 del 28 dicembre del 2000, all’ art. 10, ha stabilito che il documento informatico, sottoscritto con firma digitale, soddisfi il requisito legale della forma scritta ed ha efficacia probatoria riguardo ai fatti e alle cose rappresentate. In ragione di ciò, all’esito delle previsioni del T.U.E.L. e della introduzione del D.Lgs. n.82 del 2005, Codice dell’amministrazione digitale si vorrebbe negare ai Comuni la possibilità di emettere atti impositivi muniti, ai sensi dell’art. 1, comma 87, citato, dell’indicazione a stampa del funzionario responsabile al posto della firma autografa,.

Nell’affermare che tale ultima disciplina non possa implicitamente abrogare una norma, quale è appunto l’art. 1, comma 87, citato, non può negarsi però che anche gli atti impositivi debbano essere considerati documenti informatici e che, pertanto tali atti, possano essere sottoscritti con firma elettronica qualificata o digitale, ai sensi dell’art. 20 D.Lgs. n.82/2005.